Hantering av personuppgifter

Information om hur vi behandlar dina personuppgifter

För oss är det viktigt att dina personuppgifter och din personliga integritet skyddas på ett korrekt sätt. Vi vill därför med denna text berätta för dig vi gör med dina personuppgifter. Informationen riktar sig till dig som är medlem och/eller förtroendevald i OK Köping Ekonomisk Förening.

Vem ansvarar för mina personuppgifter?

När du ansöker om medlemskap är det den OK-förening du blir medlem i som blir personuppgiftsansvarig för administrationen av ditt medlemskap. Är du osäker på vilken OK-förening du är (eller ska bli) medlem i kan du kontakta kundservice, se kontaktuppgifter nedan.

Varifrån kommer mina personuppgifter?

Den främsta källan till personuppgifter om dig är du själv, d.v.s. sådana uppgifter som du lämnar när du blir medlem eller i annat sammanhang ombeds lämna till oss, såsom namn, födelsedatum, personnummer, faktura- och leveransadress, e-postadress, mobiltelefonnummer.

Utöver de uppgifter som du själv lämnar till oss, kan vi också få personuppgifter om dig från följande källor:

Personuppgifter om dig skapas vid kontakter mellan oss och dig. Vi kan till exempel spara ärendehistorik eller på annat sätt dokumentera din kommunikation med oss. Vi erhåller uppgifter om dina inköp av varor och tjänster från andra bolag inom OK och OKQ8 Scandinavia.

Vi hämtar personuppgifter löpande från allmänt tillgängliga källor såsom offentliga register, t.ex. folkbokföringsregistret.
Om du inte lämnar de personuppgifter som efterfrågas är det inte säkert att vi kan erbjuda dig den tjänsten eller produkten som du vill ha eller vidta andra åtgärder som du önskar. I vissa fall kan skyldighet att tillhandahålla personuppgifter föreligga till följd av lagstadgat krav. Vi kommer tydligt att ange när det är obligatoriskt att lämna en viss uppgift för att du ska kunna använda eller få del av viss produkt eller tjänst.

Vem dina personuppgifter kan komma att delas med

För de ändamål som beskrivs nedan kan dina personuppgifter delas med andra enheter inom OK och OKQ8 Scandinavia. Sådan behandling regleras av avtal som har utformats på ett sätt som skyddar dina rättigheter som registrerad. Kontakta kundservice om du önskar mer information om informationsutbytet inom OK och OKQ8 Scandinavia. Personuppgifter kan också lämnas ut utanför OK och OKQ8 Scandinavia. Sådan mottagare kategoriseras i någon av följande kategorier; leverantör av varor och tjänster, samarbetspartner, eller myndighet.

All utlämning av dina personuppgifter kommer ske i enlighet med lag och vi kommer att säkerställa att de personuppgifter som utlämnas endast behandlas för de ändamål för vilka de utlämnats.

Ändamål och laglig grund för behandlingen

Dina personuppgifter i egenskap av medlem i en OK-förening behandlas för följande ändamål och med stöd av den lagliga grund som anges nedan. Det är viktigt för oss att du alltid har koll på vad vi gör med dina personuppgifter, därför kommer listan uppdateras löpande då vi inför nya behandlingar. Du kommer att bli informerad på lämpligt sätt om sådana förändringar, t.ex. via e-post.

Det kan förekomma situationer där vi kan behöva inhämta ditt uttryckliga samtycke för behandling av personuppgifter som inte täcks ovan.

Särskilt om vår behandling av dina personuppgifter för marknadsföringsändamål

När du gör inköp på en OKQ8-station och drar ditt medlemskort (eller betalar med ditt OKQ8 VISA/betalkort), kommer information om dina inköp att lagras av oss, b.l.a. i syfte att kunna rikta relevanta erbjudanden och marknadsföring till dig som medlem. Detta innebär att du, baserat på dina inköp, kommer att få relevanta erbjudanden från oss. Informationen kan även användas för analys och uppföljning för att mäta förändring av vår kundbas samt för att se effekten av marknadsföringen i förbättringssyfte.

Du som medlem kommer också få månatliga nyhetsbrev eller information om medlemsförmåner. Sådan information och kommunikation kan vara generell (skickas till alla medlemmar) eller riktad (skickas till dig baserat på medlemskategori). Vi sparar vilken kommunikation du har fått och hur du har agerat. Denna information kommer inte samköras med andra källor eller register eller lämnas ut till tredje man utan att ditt samtycke först inhämtas.

Enligt lag gäller särskilda regler för vissa typer av automatiserade beslut som har rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig. OK och OKQ8 Scandinavia kommer inte använda dina uppgifter för sådana beslut utan att du fått kompletterande information och, om nödvändigt, ditt samtycke har inhämtats.

Behandling av personuppgifter utanför EU/EES-området

Dina personuppgifter kan komma att överföras till våra leverantörer och/eller IT-lösningar utanför EU/EES. Vi kommer då att vidta lämpliga skyddsåtgärder för att skydda dina uppgifter, såsom att vi använder särskilda standardavtalsklausuler som framtagits och godkänts av EU, för att säkerställa att överföringen och mottagarens behandling sker i överensstämmelse med tillämpliga lagar och regler.

Särskilt om vår behandling av förtroendevaldas personuppgifter

I samband med nominering till förtroendeuppdrag behandlas ditt namn och kontaktuppgifter så som telefon och adressuppgifter. Om och i så fall när du får ett förtroendeuppdrag behöver vi också ditt personnummer och ditt bankkontonummer. Personuppgifterna behövs för att OK ska kunna administrera och genomföra nominering och val. För dig som får en förtroendepost behövs uppgifterna för att administrera relationen, dvs avtalet, mellan den förtroendevalda och OK samt för att möjliggöra kontakter mellan OK och förtroendevalda respektive förtroendevalda sinsemellan.

Den legala grunden för behandlingen är intresseavvägning till dess att val av förtroendevalda skett och därefter fullgörande av avtal mellan OK och den förtroendevalda.

Varför behöver OK personuppgifterna?

OK använder personuppgifterna för att administrera ditt uppdrag i föreningen, för utbetalning av arvode, för rapportering till Skatteverket, utskick av instruktioner och för att kommunicera information avseende uppdraget. Ditt namn, adress och ditt telefonnummer kommer också att finnas tillgänliga för andra förtroendevalda i föreningen.

Utlämning och radering av förtroendevaldas uppgifter

OK kommer inte att lämna ut personuppgifterna till tredje man utöver publiceringen av namn på egen hemsida och offentliggörande av namn i OK:s andra kanaler till medlemmar samt när föreningen är tvingad till utlämnande enligt lag. Personuppgifterna sparas inte längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet, max två (2) år efter aktuell mandatperiods utgång.

Lagring och gallring av dina personuppgifter

Dina personuppgifter lagras under den tid som är tillåten enligt gällande lag. För behandlingar av personuppgifter där det inte finns någon laglig skyldighet eller regel som anger en viss tidsperiod för lagring, ska inte dina personuppgifter lagras längre än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka uppgifterna behandlas.

Vi kan spara uppgifter om dig även efter att ditt medlemskap har upphört, om det är nödvändigt för ändamålen att fullgöra en rättslig förpliktelse eller att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Vi kan också spara dina uppgifter under begränsad tid efter att ditt medlemskap upphört i syfte att återförvärva dig som medlem. Endast uppgifter som är relevanta för nu nämnda ändamål kommer att sparas efter att avtalet upphört, och endast under den tid som är nödvändigt för att uppfylla respektive ändamål.

Dina rättigheter

Enligt EU:s dataskyddslagstiftning har du som registrerad vissa lagstadgade rättigheter.

• Rätt till invändning mot direkt marknadsföring – Du har rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter som avser dig för direkt marknadsföring. Då ska personuppgifterna inte längre behandlas för sådana ändamål.
• Rätt till tillgång – Du har rätt till tillgång till dina personuppgifter, vilket innebär att du har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör dig behandlas och om så är fallet även få tillgång till personuppgifterna och viss ytterligare information om behandlingen.
• Rätt till rättelse, radering eller begränsning – Du har rätt till rättelse, radering eller begränsning av behandling av dina personuppgifter samt rätt att invända mot behandlingen.
• Rätt att återkalla samtycke – Om och i den mån du lämnat särskilt samtycke till viss behandling, har du alltid rätt att återkalla ditt samtycke. Återkallandet av samtycket ska inte påverka lagligheten av behandling som grundar sig på samtycke, innan detta återkallas.
• Rätt till invändning avseende intresseavvägning – När behandling sker med stöd av s.k. intresseavvägning har du rätt att när som helst göra invändningar mot behandlingen.
• Rätt till dataportabilitet – Du har rätt till dataportabilitet, vilket innebär att du under vissa omständigheter har rätt att få del av sådana personuppgifter om dig som du tillhandahållit till oss, i syfte att du ska kunna överföra personuppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.
• Rätt att klaga till myndighet – Du har rätt att klaga till din nationella dataskyddsmyndighet (i Sverige, Integritetsskyddsmyndigheten) om behandling av dina personuppgifter inte uppfyller kraven enligt EU:s dataskyddslagstiftning.

Kontakt

Om du vill utöva någon av dina lagstadgade rättigheter ber vi dig att skicka en skriftlig och egenhändigt undertecknad begäran till kundservice via postadress nedan. Din begäran behöver innehålla ditt fullständiga namn, personnummer, telefonnummer, beskrivning av ärendet och din underskrift:

OKQ8 Kundservice
Box 502
774 27 Avesta

Du kan alltid kontakta kundservice om du har frågor angående behandlingen av dina personuppgifter.

Mer i information för dig som också är kund hos OKQ8

På OKQ8.se finns mer information kring hur vi hanterar dina personuppgifter samt information som riktar sig specifikt till dig som är kund i OKQ8 Bank. Klicka här för att läsa mer.